リーガルホールド

証拠保全、収集、データ特定

リティゲーションホールド(Litigation Hold)とも言い、関係者に書類を捨てないように通知するなど、訴訟に必要な証拠保全のための行動を意味し、当事者は証拠の保全のために何らかの行動をとらねばなりません。このリーガルホールドの目的は、通常のデータの保存の日課を一時停止し、事件に関係する可能性のある電子データ(Responsive ESI)が消失することを防ぐことにあります。つまり、情報管理に関する非常事態となるわけです。なお、リーガルホールドが解除されるまで、対象となるデータは保存されることとなります。

どの時点でこのリーガルホールドが行われるのでしょうか。Zubulakeの判決において、証拠保全の義務は訴訟が合理的に期待される時点で発生すると判断されております。この訴訟が期待される時点がいつなのかというのは、ケースバイケースとなります。例えば、相手方から警告状を受け取った時点が該当するでしょう。また、このリーガルホールドは、必要があれば、修正を行い、事件に関係する社員等に対して改めて行うことも重要です。リーガルホールドの義務が発生する後に、事件に関係する可能性のあるデータを廃棄してしまうと、かかる義務違反となり、裁判所から制裁を受けることになります。しかし、かかる義務が発生する前に、事件に関係する可能性のあるデータを廃棄したとしても、かかる義務違反とはならず、制裁を受けることはありません。このとき、当事者は、事件に関連する書類を保持している可能性のある者(第三者も含む)に通知を送付ししなければなりませんが、例えば、以下の内容等を記載します(以下の内容は、記載すべき内容のうちの一部です)。

 

1. 事件の種類

2. 鍵となる個人名、いつからの書類を保存すべきかを示す日付、案件名、案件の発生した場所、関連する部署名、その時点で判明している事実

3. 保全すべき電子データの種類

4. 相手方には、関連する可能性のある電子データを廃棄しないための警告

5. 相手方に対して、通常のデータ保存のスケジュールを一時停止してもらう依頼と、証拠保全の通知を関係者に配布してもらう依頼

6. 相手方に、この通知を受け取るべき関係者のリストアップの依頼

 

このように、リーガルホールドは、訴訟の上で非常に重要な役割を果たすのです。

証拠保全・収集・データ特定

キーワード検索及び証拠保持者(Custodian)により、証拠を収集することになります。FRCP34により、電子データは召還令状により召還されたり、ディスカバリ手続きの対象となることが規定されております。従って、事件の当事者でなくとも、証拠を提出する義務が発生することがありますから、当事者ではないからといって、あっさり関連しそうな電子データを廃棄しないようにしましょう。

 

また、証拠保全義務は、誠実かつ、合理的に行われなければなりません。仮に、この手続きにおいて間違いがあったとしても、それが、誠実かつ合理的に行われている限り、その間違いは問題にはなりません。そして、この「合理的」とは、何らかの積極的な行動がとられることを意味します。いずれにしても、このとき、どこにどのような書類があり、誰が作成したものか等について把握している必要があります。

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