プロセシング(Processing)

プロセシングについては、法律的な論点はあまりありません。しかしながら、その後に続くレビューのためのドキュメントの量を減らすための非常に重要な局面です。例えば、emailの量は膨大であるにもかかわらず、同じ内容のemailのスレッドなどが大量に存在し、これを減らすことは、この後のレビューの作業量を減らす上で非常に重要です。実際、ソフトウェア会社もこの点に注目し、あの手この手を使って、レビュー対象となるドキュメント数を減らすべく、日々技術開発を進めています。

また、これ以降の局面は、非常にコストがかかるため、事前の計画をきちんと行い、eDiscoveryの全体を把握することが重要です。これをEarly Case Assessmentといって、事件の要件、電子証拠の種類などについて、現実的に検討することが必要となります。このように、事前にある程度当事者が持つデータの全体像を把握することにより、案件の戦略等を立てることができるのです。これは、eDiscoveryのソフトウェアで行うことができますので、弊社にご相談いただければ、提携業者と協力して行うことができます。

次に、保全されたデータは検索できる状態にないため、これを検索及びレビュー可能な状態にしなければなりません。つまり、形式の異なるデータが混在しており、これをレビューできるように統一の形式に整えなければなりません。そのために、プロセシングを行い、テキスト抽出を行います。これは、eDiscoveryのソフトウェアで行うことができます。このとき、言語の相違に気をつける必要があります。通常、米国の法律事務所に全てを任せてしまうと、当たり前ですが、プロセシングを行った後、かなりの割合で、文字化けが生じます。文字化け率を抑えるには、この点をよく理解している業者に頼むのが一番です。但し、業者はITのプロであっても、法律のプロではありませんので、不必要なデータまでプロセシングを行い、コストがかさみます。この点、弊社では、提携業者に作業を丸投げするのではなく、協同でこの作業を行いますので、コストはなるべく抑えられます。

次に、キーワード検索、書類保持者による検索、概念検索、同一データの削除等により、実際にレビューをするデータの数を削減します。この作業では、日本語と英語の両方による検索が必要となるため、両言語に精通していること、またそのノウハウを熟知していることが求められます。とりわけ、キーワードの選定は、後にレビューするドキュメント量を決める大切なキーとなるため、キーワードの選定には非常に気をつける必要があります。