レビュー(Review)

 

まず、最初に理解していただくことは、レビューには莫大なコストがかかるということです。レビューは、通常何段階かに分けて行われます。例えば、イニシャル・レビュー⇒QCレビューのようにです。このように、ふるいにかけることにより、事件に関係する書類を正確に、かつ一貫性を持って抽出することができるのです。特に、この一貫性については、このプロセスの後書類開示の準備段階において、非常に重要となってきます。

 

また、relevantやresponsiveだけではなく、個人情報等プライバシーに関わる箇所や、privilege document(弁護士秘匿特権により保護される書類及びwork product)を判断し、その部分を削除する作業が、同時又は、別個に行われます。弁護士秘匿特権により保護される書類又は箇所の判断には、弁護士としての判断が要求されます。たとえば、何がattorney client cmmunication似該当するのか、及び何がwork productに該当するのかを判断していきます。定義としては、一義的ですが、この判断は、解釈によりその範囲は変わってくることがあります。その点は、日本における法解釈と何も変わりはありません。ここで、弁護士秘匿特権により保護される書類を、相手方に開示してしまうことは、その書類を開示する側の企業にとっては、非常に不利に働きます。ですが、開示したくないからという理由で開示されるべき書類を開示しないとなると、裁判において不利に扱われることになります。ですから、一件、誰でも行えると思われがちなレビューですが、実は非常に重要な作業なのです。通常、当事者である企業は、この部分を法律事務所やeDiscoveryサービスプロバイダーに委任していると思います。これは非常にリスクの高いやり方だといます。サービスプロバイダーはITのプロですが、法律のプロではありませんし、ましてや、法的助言をすることを法律上認められておりません。また、法律事務所は、法律のプロですが、日本語がわかりません。すなわち、実際に行われているレビュー作業が、適正に行われているか否かについて、だれも判断できないということがいえます。この問題点を解消すべき、私達は、日本語及び英語が堪能な弁護士によるレビューチームを結成し(特許に関する案件については、弁理士が行うこともあります)、そのプロジェクトを管理いたします。レビューを行う弁護士等の能力を見定めた上で、チームを構成いたしますので、レビューの質については安心していただけることと思います。また、レビューマニュアルを法律事務所と協同しきちんと作成し、レビューを行う弁護士等に周知徹底し、レビューを行います。さらに、担当弁護士及び企業の担当者とも、連携を図り、透明度の高いレビューを進めます。当事者である企業としては、何が起こっているのか、よくわからないレビューですが、そこをガラス張りにすることにより、より自主的な管理をすることができ、費用を抑えることができます。

 

また、Privilege Document(弁護士秘匿特権及びwork product)についてですが、一度開示指定したデータをprivilegeにより保護できないわけではありません。clawback agreement 等を締結することにより、開示してしまった書類を戻すことは可能です。間違って開示してしまった書類についても同様に、保護は失われません。しかしながら、一度開示されてしまった書類を見た相手方弁護士の記憶からその内容を消し去ることは不可能です。相方が開示された書類に近い書類を証拠として提出しても、文句はいえないでしょう。この点にも注意を払う必要があります。

 

2012年に、Computer-Assisted Reviewに使用を認めた判決が出され、この技術を使ってコストを削減しようとする試みがなされています。この技術により、ドキュメント数は大幅に削減することができますが、最初にサンプリングをし、そのサンプルのレビューをし、正確性が安定してきた時点で、この技術により、ドキュメント数を減らします。このサンプリングのレビューには、その案件をきちんと理解した人材が必要となってきます。私達は、それぞれの案件にあった人材を、このサンプリングのレビューに配置することができます。

 

このようにDSAは、米国の法律、日本語及び英語に精通しているため、日本企業のリエゾンとしての役割を果たし、そして、日本企業はeDiscoveryを自社で管理でき、今まで問題となっていたことが解消されるのです。

 

書類開示(Production)

 

この書類開示は、通常、第三者機関であるeDiscoveryサービスプロバイダー、代理人である弁護士の訴訟サポート担当部署、又は社内の訴訟サポートチームが行います。書類開示の方法には、CD等の電子媒体に電子データを保存し、当事者がその記憶媒体を相手方に届ける方法と、相手方が電子データにアクセスできるようにする方法の2種類ああります。また、そのタイミングは、一度に開示する方法とスケジュールを立て、スケジュールに従って開示していく方法の2種類があります。これらについては、当事者間で事前に取り決める必要があります。

 

また、どのデータ形式、内容、メタデータ等でに関しても、当事者間で取り決めておかなければなりません。この書類開示が終わると、eDiscoveryの作業が終わり、次のデポジション等の作業に移ることになります。

 

eDiscoveryそのものは、書類開示がなされた時点で終わり、相手方から開示された書類の活用段階に入っていきます。その時点で、レビューをする人間を必要とするかどうかですが、ケースバイケースです。ケースによっては、レビューをした人は、既にその案件に詳しいので、相手方からの書類を分析する際に必要な翻訳(相手方の書類が外国語の場合)のために必要なこともあります。また、デポジションの際に質問されうる内容を検討するのに、開示した書類のうち必要な部分の翻訳が必要となることもあります。

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