手続きの大まかな流れ

eDiscoveryとは、Discoveryの電子版であることをご理解ください。

Discoveryとは、訴訟・政府による捜査において、当事者がどのような書類を持っているかについて見極め、それらの書類を開示させる制度をいいます。eDiscoveryは、その中でも電子データで保管されている証拠を開示させる制度です。とはいえ、現在では、電子データでの保管がほぼ100%であるため、eDiscoveryが主流となっています。また、この電子データは、電子メールだけでなく、仕事で作成した書類、FacebookやTwitterなどのソーシャルメディアのデータ、オーディオファイルなども含まれます。そして、会社のデータセンターのデータのみならず、LANに接続されていないパソコンのハードディスクに保存されているデータ、スマートフォンに保存されているデータなども含まれます。

「ひょっとしたら訴訟が提起されるかもしれない、訴訟を提起するかもしれない」という合理的な状況が存在するときからeDiscoveryは始まっています。つまり、その時点でその案件に関する証拠を保全する義務が生じているのです。上の図の通り、訴状送達の時点ではありません。これが、リーガルホールドです。訴状を受け取ったり、提出したときではありません。通常は、各企業の情報管理規定に従って、古いデータは削除されていることと思います。しかし、訴訟が始まるかもしれないという事態が生じた時点で、関連するデータは削除できなくなります。ここで削除してしまうと、最悪事態が起こる可能性があります。ここで気を付けなければならないのは、訴状送達時が、Meet and Confer（当事者間打ち合わせ）に関する期間の始期となり、その日から120日以内に裁判所にeDiscoveryの計画を提出しなければなりません。尚、このMeet and Conferとは、当事者間でeDiscoveryの計画を決めることをいい、訴状送達日から起算して99日以内に行われなければなりません。Meet and Conferにおいて、スケジュールのほか、Custodian（関係者）、検索Term（キーワード）等についても話し合われます。このMeet and Conferの後、当事者間の合意に従い、eDiscoveryを進めることになります。但し、連邦民事訴訟法ではなく、ローカルルールが適用される場合、Meet an Conferが早く実施される場合もあります。さらに、上の図にあるConferenceとは、当事者の代理人である弁護士が参加する審理であり、裁判官が口頭審理等の実際の手続きに関する、その事件の期日等を決定するものです。

次に、事件に関する証拠を、証拠を保持している可能性のある人の特定及びキーワード検索により、膨大な電子データから、関係ある可能性のある電子データ（証拠）を保全・収集します。ここまでの作業は、通常企業のIT部門と法務部または知的財産部等、そして担当弁護士で協力して行われます。これを、データ特定・証拠保全・収集（Identification, Preservation, Collection）といいます。この時点で、データを保持している可能性のある人（カストディアン）及び検索タームの特定を適切に行えば、データの量を削減することができます。

そして、そのデータはプロセシングを行う業者に渡されます。これは、次の作業であるレビューのために、様々な形式で保存されているデータからテキストを抽出します。その後、フィルタリング、つまり同一・類似データを減らす作業を行います。この作業のいかんによって、レビューをする必要のあるデータ数が大幅に削減されます。非常に重要な作業です。

次に、弁護士が案件に関連するデータや相手方が要求するデータ等を一つずつ読み、探し出します。さらに、Privileged Document(相手方に提出しなくてもよい書類）に該当するデータを探し出します。この作業を、レビューといいます。その後、そのデータを分析し、開示するデータとそうでないデータの選別等を行います。なお、今年に入り、Computer-Assited Reviewを認める判決が出て、この技術を使うことにより、レビューするドキュメント数を減らす試みがなされております。

最後に、相手の求める形式で、相手が要求するデータを相手方に提出しますが、これを、プロダクション（書類開示）といいます。

なお、これらの手続きは、公判が始まる前に当事者間で行われるものであり、裁判所が関与することは原則的にはありません。

DISCLAIMER: ここで記載されている内容は、あくまでも原則に過ぎず、ケースバイケースとなりますので、ご質問のある方は遠慮なくご連絡ください。